Depurar un registro de autoridad consiste en comprobar y corregir el encabezamiento autorizado, las formas no autorizadas, las relaciones, las notas, las fuentes y los identificadores, para que los distintos nombres, títulos o materias de una misma entidad queden reunidos bajo un punto de acceso coherente. El objetivo es facilitar la identificación y recuperación de los documentos, evitar confusiones entre homónimos y sinónimos, y documentar las decisiones del catalogador.
El control de autoridades es el proceso técnico bibliotecario que trata de unir bajo una única forma o punto de acceso a las diferentes modalidades de nombres de un mismo autor, entidad, título, colección o materia de un catálogo bibliotecario automatizado. El control de autoridades permite mostrar también las relaciones que pueda haber entre los diferentes puntos de acceso y que los catalogadores puedan desambiguar nombres parecidos o idénticos.
Qué es un registro de autoridad
Registro de autoridad: se emplean para normalizar los puntos de acceso empleados en el catálogo de la biblioteca, con el fin de facilitarle al usuario y al bibliotecario la recuperación de los materiales de la colección. Con ello se busca crear acceso únicos a los documentos, normalizando algunos de los siguientes datos:
- Persona.
- Persona-Título.
- Entidad corporativa (permanente o temporal).
- Entidad corporativa-Título.
- Título de obra anónima.
- Series (autor/título o título).
- Materia.
- Términos geográficos.
- Materias, términos geográficos, personas, entidades y títulos uniformes con subencabezamientos.
- Subencabezamiento de materias.
- Términos de género-forma.
Fichero de autoridades: El conjunto de los registros o asientos de autoridad (ISO 5123/3a, 1981; UNE 50113/3a, 1991). Un nombre, un título uniforme o una materia, establecido como punto de acceso autorizado, constituye una autoridad.
Registro de autoridad: GARR: Un registro de un fichero de autoridad para el cuál el elemento organizador es el encabezamiento autorizado de una entidad (persona, entidad corporativa u obra/expresión) tal como se ha establecido por la agencia de catalogación responsable.
Contenido del registro: Encabezamiento y referencias. Información acerca del encabezamiento para su definición, uso y control en los registros bibliográficos. Información que justifica la terminología escogida, las formas desechadas, las relaciones con otros encabezamientos y sobre las fuentes consultadas.
Qué se controla al depurar autoridades
¿Qué se controla cuando hablamos de control de autoridades? En el mundo anglosajón, el verbo controlar [ingl. “control”] tiene el sentido de restringir, limitar. Así, quien controla su vocabulario al hablar, sabe qué palabras decir y cuáles no. O, mejor dicho, cómo decirlas y cómo no.
De allí que el control de autoridades pueda definirse como una serie de “procedimientos por los cuales se conserva la consistencia de forma en los encabezados. de registros bibliográficos” (Reitz, 2013).
El control de autoridad puede definirse como: Proceso realizado para mantener consistencia en la forma verbal usada para representar un punto de acceso en el catálogo, así como el posterior proceso de mostrar las relaciones entre nombres, obras y temas.
Supone la normalización de los nombres de personas, entidades, títulos uniformes o materias, que pueden constituir el punto de acceso principal o los secundarios de un catálogo automatizado.
El control de autoridades es beneficioso para los catalogadores, a los que posibilita identificar y distinguir entre los puntos de acceso controlados dentro de un catálogo y, aún más importante… beneficia a los usuarios finales, ya que les permite buscar por cualquier forma controlada del nombre del autor o de un título para recuperar los recursos bibliográficos de los catálogos.
Cuándo es necesario depurar un registro
La depuración es necesaria cuando existen formas duplicadas, variantes sin relación, encabezamientos inconsistentes, referencias incorrectas, homónimos mezclados, términos preferidos desactualizados, registros incompletos o enlaces bibliográficos que apuntan a una autoridad equivocada.
Este proceso pretende básicamente que los usuarios puedan encontrar todas las obras de un autor, de una colección o de una materia bajo una sola búsqueda, sin saber todas las variantes en que un autor ha publicado, como es el caso de J.V. Foix, o Josep V. Foix o Josep-Vicenç Foix, o Josep Vicenç Foix i Mas o, en el caso que haya dos o más autores con el mismo nombre y primer apellido, que el usuario pueda identificar rápidamente el que le interesa y que sus obras no se mezclen.
La finalidad del control de autoridades es facilitar la identificación y recuperación de los documentos almacenados evitando las confusiones a que se puedan prestar los homónimos, sinónimos o la variedad de nombres con los que puede ser denominado una persona, entidad, obra, tema o concepto.
También permite controlar la forma de los puntos de acceso y documentar las decisiones del catalogador, además de servir de referencia para los trabajos de catalogación e indización a la hora de seleccionar un punto de acceso.
Quién puede trabajar con registros de autoridad en Alma
Para trabajar con registros de autoridad, se debe tener una de las siguientes funciones:
- Catalogador
- Gestor de catálogo
- Administrador de catalogación
- Gerente del repositorio
- Operador de inventario físico
- Operador de compras
- Gestor de compras
- Editor completo (no funcional)
- Técnico de inventario digital
Partes de un registro de autoridad
El registro de autoridad debe reunir la forma autorizada y sus variantes, las relaciones con otros encabezamientos, la información que justifica la elección, las fuentes consultadas y los datos técnicos necesarios para su mantenimiento.
Encabezamiento autorizado
Encabezamiento autorizado: Punto de acceso que se va a utilizar para todos los asientos del catálogo para facilitar la identificación y recuperación de los registros.
Como criterio general se debe escoger una única forma como encabezamiento admitido para cada persona o identidad bibliográfica, salvo en el caso de seudónimos que se podrá adoptar más de una forma autorizada para la misma persona. De las formas variantes se realizarán referencias.
Formas no autorizadas
Las formas no autorizadas son las variantes que el usuario o el catalogador pueden encontrar en otros recursos, pero que no deben utilizarse como forma principal en los registros bibliográficos.
Se redacta referencia «usado por» para la forma variante del nombre que no hemos adoptado como autorizada: San José, Víctor Manuel (1947 -). (Correspondencia MARC, campo 400).
Relaciones con otros encabezamientos
Se redacta referencia «Véase además» para remitir a otros términos relacionados, en este caso al encabezamiento también autorizado bajo el seudónimo: Víctor Manuel (1947-). (Correspondencia MARC, campo 500).
Las relaciones permiten conectar nombres, obras, temas y formas alternativas, de modo que el usuario pueda ampliar o precisar su búsqueda sin conocer de antemano todas las formas autorizadas.
Notas
Son el reflejo de la investigación realizada para determinar la autoridad. Justifican la elección de la forma del nombre y proporcionan datos de utilidad para la identificación del autor y correcta atribución de las obras.
Nota de referencia compleja «véase además»: Aclara la relación entre el encabezamiento que se está estableciendo y otro encabezamiento admitido de referencia. Se utiliza para seudónimos cuando se establece más de una forma aceptada y contiene el texto explicativo de forma de uso («para obras de este autor como intérprete…») y el encabezamiento admitido de referencia. (Correspondencia MARC, campo 663) + información y ejemplos de aplicación.
Fuentes consultadas
Nota de fuentes consultadas: Documentan la elección de la forma aceptada del nombre, así como la de las formas alternativas. Proporcionan información de referencia para el catalogador sobre las características del encabezamiento, su uso, historia, etc., para la correcta atribución de obras.
En este caso las notas aportan datos sobre las fuentes catalográficas consultadas (otras obras del autor) que justifican el encabezamiento elegido y como fuente de referencia consultada la SGAE donde el autor está registrado como compositor y autor literario además de con el seudónimo. (Correspondencia MARC, campo 670) + información sobre redacción y orden de las notas.
Estructura GARR y correspondencia MARC
Normas GARR: es la normativa básica para la creación de registros de autoridad estandarizados en cualquier sistema bibliotecario del mundo. Su contenido se refiere únicamente a la estructura del registro y a la presentación, por lo que no se ocupa explícitamente de la elección o construcción particular que cada biblioteca haga sobre la forma de puntos de acceso de su catálogo.
Divide la información que se puede dar en un registro de autoridad en 7 partes o áreas, aplicables para cualquier tipología de autoridad.
| Área GARR | Contenido | Campos MARC |
|---|---|---|
| Área 1 | Área de encabezamiento de autoridad y de encabezamiento paralelo | 1XX = 7XX (100, 110, 111, 130, 150,151, 155) |
| Área 2 | Área de nota de información, visibles en un catálogo bibliográfico | 080,680, 260, 360; 663,664, 665, 666; 663, 665,64X, 022 |
| Área 3 | Área de cita de referencia de véase | 4XX |
| Área 4 | Área de cita de referencia de véase además | 5XX |
| Área 5 | Área de nota del catalogador | 6XX |
| Área 6 | Área de fuente | 040, 042; 008/10, 008/11, 008/00-05, 005 |
El control de autoridad puede dividirse en dos apartados: su contenido, normado por ejemplo, por la segunda parte de las RCAA2 para la elección y construcción de los Puntos de Acceso, y su estructura, por el MARC Authority.
Procedimiento para depurar un registro de autoridad
1. Identificar la entidad
Antes de modificar el registro, hay que determinar qué entidad representa el encabezamiento: una persona, una familia, una entidad corporativa, un congreso, una obra, una expresión, una serie, un lugar, una materia o un término de género-forma.
Para asegurar que las obras de un determinado autor personal o corporativo van a ser recuperadas al realizar una búsqueda, el catalogador debe determinar si el encabezamiento elegido ha sido utilizado con anterioridad y en qué forma y si no se encuentra, decidir la forma autorizada del nombre de acuerdo a la normativa establecida.
2. Buscar duplicados y variantes
La primera comprobación consiste en buscar el nombre o término en el catálogo local, en los ficheros de autoridad disponibles y en los catálogos cooperativos. Hay que localizar registros duplicados, variantes ortográficas, abreviaturas, transliteraciones, nombres incompletos, seudónimos y formas utilizadas en las fuentes bibliográficas.
Los registros de autoridad más comunes no son los de términos temáticos, sino los de nombres; los cuales pueden clasificarse en:
- Formas autorizadas de Personas (MaRC bibliográfico 100, 600 y 700).
- Formas autorizadas de Entidades Corporativas (110, 710 y 610).
- Formas autorizadas de Congresos (111, 711 y 611).
- Formas autorizadas jurisdiccionales o geográficas (110 y 651).
El estándar MaRC21 de autoridades también incluye los Títulos Uniformes entre los términos de nombre.
3. Comprobar homónimos
La depuración debe impedir que dos personas, entidades u obras distintas queden reunidas bajo el mismo encabezamiento. Para ello se incorporan datos diferenciadores cuando la normativa lo permite.
Para resolver la posible homonimia con otros autores añadimos la fecha de nacimiento.
Cuando haya registros de autoridad en los que el mismo término sea preferido en un caso, y en otro este término sea no preferido, se detectará una coincidencia múltiple.
4. Elegir una forma autorizada
La forma autorizada debe ser única para cada identidad bibliográfica, excepto en los casos en que la normativa permita establecer más de una forma autorizada, como puede ocurrir con determinados seudónimos o con nombres artísticos utilizados para funciones diferentes.
Nombres artísticos musicales: «Excepcionalmente en el caso de compositores e intérpretes musicales en activo, que utilizan diferentes formas de su nombre real, o nombre real y nombre comercial, para diferenciar sus dos actividades, se podrán tratar como si fueran seudónimos, aun cuando su nombre artístico no tenga la intención de ocultar su nombre real, cuando se constata que utiliza siempre un mismo nombre para cada función».
«Cuando las obras de una persona aparezcan bajo distintos nombres (varios seudónimos o nombre real y uno o más seudónimos), según diferentes tipos de obras o diferentes funciones, se elegirá para cada tipo de obra o función el nombre con el que el autor se identifique en cada caso. Se harán referencias que remitan de cada nombre a los demás».
5. Registrar referencias «usado por»
Todas las formas alternativas deben repetir las fechas asociadas al nombre que aparezcan en el encabezamiento admitido.
Las formas desechadas deben conservarse como referencias de búsqueda, siempre que estén suficientemente documentadas y sean útiles para recuperar los recursos relacionados con la entidad.
6. Registrar referencias «véase además»
Las referencias relacionadas deben conectar el encabezamiento depurado con otras formas autorizadas o con entidades vinculadas. Esta relación resulta especialmente importante cuando una persona utiliza nombres diferentes según el tipo de obra, función o etapa de su actividad.
7. Documentar la decisión
La información de las notas debe explicar por qué se eligió una forma concreta, qué fuentes se consultaron y cómo se relaciona el encabezamiento con las variantes y entidades relacionadas.
El registro de autoridad sirve de referencia para los trabajos de catalogación e indización a la hora de seleccionar un punto de acceso.
8. Revisar los campos técnicos
La revisión final debe comprobar los campos de control, las fuentes, las fechas de actualización, los identificadores, los códigos de organización y los enlaces a otros registros de autoridad.
El control de autoridad actual está fundamentalmente basado en la investigación del catalogador, por lo que la calidad de las fuentes y la claridad de las notas son esenciales para mantener registros fiables.
Ejemplo de depuración de una autoridad personal
En su trayectoria artística Víctor Manuel San José Sánchez, conocido por el nombre artístico de Víctor Manuel, desarrolla distintas actividades: cantante, compositor de letra y música de sus propias canciones y de las de otros artistas y en la última etapa de su carrera también, productor cinematográfico.
En 1989 edita “Tiempo de Cerezas”, un álbum recopilatorio de sus temas más conocidos sobre Asturias. En este disco, que incluye un libro con las letras de las canciones, Víctor Manuel San José es el compositor de la letra y música de todos los temas.
Determinar el encabezamiento autorizado para redactar el registro de autoridad plantea el problema de decidir entre las distintas formas del nombre que utiliza el autor: Nombre real, incompleto y artístico.
En el ejercicio que estamos resolviendo podemos aplicar esa excepción al considerar el nombre artístico como seudónimo y elegir dos formas aceptadas del nombre (nombre real y artístico), con las que el autor se identifica en sus obras según el tipo actividad que realiza.
Como compositor: San José Sánchez, Víctor Manuel (1947 - ) | Como intérprete: Víctor Manuel (1947 -)
En nuestro caso elegimos la forma del encabezamiento vinculado al registro bibliográfico de esta grabación sonora en el catálogo, en la que prima su función como compositor frente a la de intérprete y que es también la que nos permite recuperar todas las obras de este autor como compositor.
Un registro depurado puede quedar documentado de la siguiente manera:
- San José Sánchez, Víctor Manuel (1947-)
- Usado por: San José, Víctor Manuel (1947-)
- Término Relacionado: Víctor Manuel (1947-)
- Fuentes: Para obras de este autor como intérprete, véase además Victor Manuel (1947-)
La forma aceptada del nombre debe distinguir la función o identidad bibliográfica que corresponda, mientras que las variantes y relaciones deben permitir la recuperación de las obras sin mezclar las distintas entidades o actividades.
Depuración de materias, subdivisiones y género-forma
En el marco de los vocabularios controlados, la relación entre estos procedimientos se podría graficar con el siguiente ejemplo:
- La creación de listados de términos o nombres autorizados, que permitan identificar las formas preferidas y no preferidas de éstos.
- La asignación de estas formas preferidas a los campos bibliográficos correspondientes (acción comúnmente llamada “indización”).
- La creación de ficheros o catálogos de autoridad, compuestos por registros de autoridad, que permiten al usuario la recuperación de los términos o nombres, manteniendo la vinculación con sus formas no autorizadas y con otros términos semánticamente relacionados.
Cabe aclarar aquí, que el control de autoridades excede el universo de los vocabularios controlados, por lo cual una entidad catalogadora puede utilizar, por ejemplo, listados autorizados de términos para la indización temática y, aun así, no llevar a cabo ficheros de autoridad.
De hecho, los registros de autoridad más comunes no son los de términos temáticos, sino los de nombres.
Es importante recordar que, el hecho que un fichero de autoridad no se utilice, no anula el uso del campo bibliográfico vinculante.
Vocabularios de autoridades en Alma
Vocabularios de autoridades en la Zona de la Comunidad Alma facilita un conjunto de registros de autoridad que son actualizados y mantenidos con regularidad por Ex Libris en la Zona de la Comunidad.
Alma mantiene los siguientes vocabularios:
| Vocabulario de autoridad | Tipo | Actualizar frecuencia | Código de vocabulario |
|---|---|---|---|
| BNF - Biblioteca nacional de Francia - Versión MARC 21 | Materia y nombre | Mensual | FRBNF |
| CSIC | Materia y nombre | Diariamente | CSICAU |
| GND - Biblioteca Nacional de Alemania | Materia y nombre | Diariamente | GND |
| Biblioteca del Congreso (LoC) - Registros en tesauros de términos de género/forma | Materia | Semanal | LCGFT |
| Nombre de la Biblioteca del Congreso (LCNAF) | Nombre | Diariamente | LCNAMES |
| Materia de la Biblioteca del Congreso (LCSH) | Materia | Semanal | LCSH |
| Biblioteca Nacional de España | Materia y nombre | Cuando esté disponible | EMBNE |
| Thesaurus de la Universitat de Barcelona | Materia | Cada 6 horas | THUB |
| Lista de encabezamientos de materia en catalán | Materia y nombre | Cada 6 horas | LEMAC |
| FAST - Aplicación facetada de terminología del materia - OCLC | Materia | Cuando esté disponible | FAST |
| NLM MeSH - Biblioteca Nacional de Medicina de Estados Unidos | Materia | Anual | MESH |
| EuroVoc - el tesauro multilingüístico de la UE | Materia | Cuando esté disponible | EUROVOC |
Para utilizar varios tipos de autoridades de nombres, se debe solicitar a Ex Libris que configure prioridades de autoridad para su sistema (solo admitido para autoridades no multilingües).
Si no hace eso, Alma puede utilizar múltiples autoridades de materia, pero solo puede usarse un tipo de autoridad de nombres. Por ejemplo, si Alma está definido para usar LCNAMES, no puede utilizar autoridades de nombres GND.
Si las autoridades locales están habilitadas para su institución (una tarea que ha de ser completada por Ex Libris), se pueden crear registros de autoridad local que ignoren los registros de autoridad global proporcionados con Alma en la Zona de la Comunidad.
También puede seleccionar añadir extensiones locales a los ficheros de autoridad global en Gestionar de forma local.
Revisión de autoridades locales y globales
Con el tiempo, se pueden tener registros de autoridad local que se hayan creado que, posteriormente, estén disponibles como registros de autoridad en la Zona de la Comunidad.
Cuando se añaden estos registros a la Zona de la Comunidad, no le ocurre nada a los registros adjuntos a sus registros de autoridad local. Los registros de autoridad local continuarán siendo locales sin ninguna conexión a la Zona de la Comunidad.
A un registro bibliográfico que ya esté enlazado a su registro de autoridad local no se le cambiará su enlace al registro de autoridad de la Zona de la Comunidad.
Sin embargo, cuando los registros de autoridad que sean iguales a sus registros de autoridad local se añadan a la Zona de la Comunidad, se puede elegir borrar los registros de autoridad local.
Si se elige borrar los registros de autoridad local, todos los encabezados se enlazarán al registro de autoridad de la Zona de la Comunidad con el mismo término preferente (campo 1XX), mediante el trabajo de enlace nocturno de Alma.
Enlaces entre registros bibliográficos y autoridades
Cada vez que se guarda un registro bibliográfico, se vuelven a calcular los encabezamientos de autoridad enlazados a él.
Alma ejecuta las siguientes tareas automáticamente cada día para autorizar los registros bibliográficos en su catálogo:
Autoridades - Enlazar encabezados BIB
Esta tarea busca todos los campos de registro de autoridad (y autoridad local, si está habilitado por el soporte de Ex Libris), incluidos los campos de subdivisión para términos completos que figuran en registros bibliográficos, dando prioridad a autoridades locales si están habilitadas.
Si se encuentran coincidencias exactas, los registros bibliográficos se enlazan a los registros de autoridad correspondientes. Si no se encuentran coincidencias exactas, se vuelve a realizar una búsqueda de todos los registros de autoridad, pero los campos de subdivisión se ignoran, y los registros bibliográficos se enlazan a los registros de autoridad coincidentes que se localicen durante la segunda búsqueda.
Un registro bibliográfico que fue enlazado a un registro de autoridad sin campos de subdivisión puede ser reenlazado a un registro de autoridad más coincidente, con campos de subdivisión, en una subsiguiente ejecución de la tarea Autoridades - Enlazar encabezados BIB.
Si no se encuentra una coincidencia en la parte principal del encabezado, las subdivisiones se conservan en el registro bibliográfico de todos modos.
Para MARC 21, la coincidencia partial para subdivisiones se realiza en $v $x $y $z en los campos 6XX.
Para UNIMARC y CNMARC, las coincidencias parciales para las subdivisiones se realizan en $$j, x, y, z en los campos 410, 600, 601, 602, 605, 606, 607, 610, 616, 617, 620, 675, 680, 711, 713, 730, 740, 741, 742.
Autoridades - Corrección de términos preferentes
Este trabajo realiza la corrección de términos preferidos en todos los registros bibliográficos que están vinculados a registros de autoridad y de autoridad local, si el Soporte de Ex Libris lo ha habilitado, utilizando la tarea Autoridades - Vincular encabezamientos BIB.
Por ejemplo, si un registro bibliográfico contiene el término no preferente “Narcóticos, Control de”, y el registro de autoridad asociado contiene el término preferente “Control de drogas”, la tarea Autoridades - Corrección de términos preferentes reemplaza “Narcóticos, Control de” por el término preferente “Control de drogas”.
Los registros bibliográficos también se actualizan con actualizaciones posteriores a los registros de autoridad.
Por ejemplo, si el campo 100 $aXXX $d1926- controlado por una autoridad de un registro bibliográfico está enlazado al término preferido de una autoridad 100 $aXXX $d1926- y este término se actualizó a 100 $XXX $d1926-2022 en el registro de la autoridad, el 100 del registro bibliográfico se actualiza a 100 $XXX $d1926-2022.
Esta tarea está deshabilitada por defecto. Para habilitarla, establecer el parámetro disable_preferred_term_correction_job a falso.
Visualice la pestaña Programado de la página Monitorear tareas y confirme que la tarea Autoridades - Corrección de términos preferentes esté activa.
Si hubo registros fallidos en la ejecución de la tarea, esta los manejará en la siguiente ejecución.
La tarea de Corrección de términos preferidos no actualiza los registros BIB vinculados a la Zona de la Comunidad.
Autoridades - Búsqueda de autoridad por subdivisiones
Realiza búsquedas exhaustivas dentro de los registros de autoridad, lo que permite a los usuarios buscar subdivisiones en una amplia gama de campos.
Esto mejora el proceso de búsqueda, facilitando la localización de información específica dentro de la base de datos de registros de autoridad por subcampos de subdivisión v/x/y/z.
Autoridades - Gestionar actualizaciones de registros de autoridades locales
Actualiza $0 en el registro bibliográfico y ejecuta un reenlace para registros de autoridades locales.
Autoridades - Enlazar registros BIBFRAME
Los registros BIBFRAME se enlazan a las autoridades siguientes para nombres y temas:
- Nombre de la Biblioteca del Congreso (LCNAF)
- Materia de la Biblioteca del Congreso (LCSH)
- Encabezado de materia infantil de la Library of Congress
- Biblioteca del Congreso (LoC) - Registros en tesauros de términos de género/forma
- Biblioteca del Congreso (LoC) - Medio de tesauro de rendimiento para música
- FAST - Aplicación facetada de terminología del materia - OCLC
- NLM MeSH - Biblioteca Nacional de Medicina de Estados Unidos
- SpMaBN - Biblioteca Nacional de España
Corrección de términos preferentes y actualizaciones masivas
La mejor práctica para seguir actualizaciones de registros de autoridad es trabajar con la Lista de tareas de control de autoridad.
Se recomienda encarecidamente desactivar la tarea Corrección de términos preferidos cuando se planee ejecutar una actualización de autoridades de gran envergadura.
La tarea Autoridades - Corrección de términos preferentes no gestiona la corrección de términos preferentes en registros bibliográficos migrados de forma retroactiva.
Como los registros bibliográficos migrados pueden enlazarse a autoridades en Alma, cualquier cambio, en los campos autorizados de registros bibliográficos o en el registro de autoridad en la Zona de la Comunidad a los que esté enlazado el registro bibliográfico, que se produzca en Alma después de la migración inicial del registro, activa futuras correcciones de términos preferentes de los registros después de habilitar la tarea Autoridades - Corrección de términos preferentes.
Para los consorcios, las tareas de enlace y PTC se ejecutan en la Zona de Red para los datos gestionados de forma centralizada en ella; y de forma local, en la Zona de la Institución, para los datos gestionados localmente.
Búsqueda por términos no preferidos
Para realizar búsquedas en Alma y Primo VE por términos no preferidos, el parámetro enable_extender_index_linked_aut en Configuración > Recursos > General > Otros ajustes se debe establecer en verdadero.
La activación de este parámetro permite que las formas no preferidas contribuyan a la recuperación, aunque el término autorizado siga siendo la forma principal de presentación y control.
Ficheros locales y cooperación
El colectivo bibliotecario escolar y en base a experiencias, entre las cosas que favorecen este tipo de procesos se puede nombrar:
- El interés personal por conocer más, principalmente a través de una lectura detenida de los estándares IFLA sobre registros de autoridad.
- Conformar equipos de trabajo para debatir y enriquecer los aprendizajes.
- Establecer objetivos posibles al corto o mediano plazo.
- Definir los campos mínimos y máximos de los registros de autoridad, de acuerdo al tipo de fichero/catálogo de autoridad.
- Evaluar la posibilidad de generar un fichero local de autoridad de personas, que permita recuperar los autores locales de obras inéditas.
- Generar ficheros de autoridad de términos de género/forma cuyos descriptores sean afines al tipo de material presente en bibliotecas escolares (Libros de texto, Diccionarios, Novelas juveniles, etc.).
- Localizar ficheros de autoridad online desarrollados por entidades autoritativas.
- Definir criterios que permitan identificar los casos en donde sea conveniente la catalogación por copia de registros de autoridad, en orden a reducir tiempo y esfuerzos.
La experiencia en bibliotecas de instituciones educativas, y el contacto diario con las necesidades de información del usuario promedio que las frecuenta, nos lleva a considerar, además, los ficheros de términos temáticos y de género/forma, conformando así un núcleo duro.
Los estándares internacionales en materia de registros de autoridad les dan un lugar especial a los ficheros de nombres y de títulos.
El uso de ficheros de autoridad no es, claro está, exclusivo de las bibliotecas escolares. Pero la falta, en general, de esta práctica se hace más patente en este tipo de bibliotecas, por lo que algunos bibliotecarios se ven en la necesidad de capacitarse para que ello produzca, a mediano o largo plazo, un beneficio para sus usuarios en lo referente a la recuperación de la información.
Fuentes para comprobar y depurar autoridades
En línea con las sugerencias expuestas en las últimas dos viñetas, compartimos aquí algunos sitios web desde donde se puede acceder a ficheros de autoridad de nombres de personas y otros tipos de ficheros de autoridad:
- Catálogo de autoridades de BNMM.
- Catálogo de autoridades de BNE.
- VIAF: Fichero de Autoridades Virtual Internacional, que no incluye registros de autoridad de Tema ni de Género/forma.
- Fichero de autoridades de nombre la Library of Congress, en general, los registros están enlazados a VIAF.
- Catálogo de Autoridades de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC.
- Library of Congress.
- Bibliothèque Nationale de France.
- Deutsche Nationalbibliothek.
- Biblioteca de la Universidad de Barcelona.
- Sistema Nacional de Bibliotecas de Euskadi.
VIAF: Fichero de autoridades virtual internacional y Catálogo de autoridades de la BNE: Para confirmar el encabezamiento autorizado, comprobar los criterios que se han seguido y ver los registros.
datos.bne.es/personas: Para localizar todas las obras del autor en la BNE.
Manual de autoridades de la BNE Guía Online: Para saber cómo se realiza un registro de autoridad.
Reglas de catalogación: Para decidir sobre la forma aceptada del encabezamiento.
Catálogo de Autoridades de la Red de Bibliotecas y Archivos del CSIC: En este Catálogo se accede a los registros de autoridad para nombres de autores personales, entidades, congresos, títulos uniformes, materias, lugares geográficos y subdivisiones de materia.
En los registros de autoridad se encuentra la forma admitida, las formas no admitidas y las relacionadas, así como notas de uso, datos históricos o biográficos, etc.
Los registros pueden verse también en formato MARC21 para registros de autoridad.
Depuración cooperativa y eliminación de duplicados
Normalmente las bibliotecas nacionales tienen proyectos cooperativos para construir su catálogo de autoridades como la Library of Congress, la Biblioteca Nacional de España, la Bibliothèque nationale de France o el proyecto VIAF (Virtual Internacional Autority Files) proyecto conjunto de diversas bibliotecas nacionales implementado y alojado en OCLC donde participa también el Catálogo Colectivo de las Universidades de Cataluña (CCUC).
En Cataluña, el entonces CBUC, ahora integrado en el CSUC, como institución gestora del CCUC llegó a unos acuerdos con la Biblioteca de Catalunya (BC) para trabajar conjuntamente en la creación de registros de autoridad.
De entrada se acordó que las autoridades se crearían en el CCUC de manera que así se ampliaba mucho el número de bibliotecarios que podían trabajar autoridades y, por tanto, aumentar el número de registros de autoridades creadas.
Para comenzar, todas las universidades de Cataluña se comprometieron a crear registros de autoridades de sus docentes y de sus departamentos y la BC a validar los diferentes departamentos de la Generalitat.
A parte de esto, se ha redactado un manual acordado por todas las instituciones consorciadas para la creación de registros de autoridades que pueden utilizar cualquier biblioteca del país que esté interesada en crear registros, previa formación por parte de la BC.
También se ha trabajado para crear y depurar en el CCUC los posibles registros de autoridades duplicados de nombres y títulos que las diferentes universidades tenían creados en sus catálogos locales.
Era un trabajo que se había ido haciendo con mucho cuidado a lo largo de muchos años y que valía la pena aprovechar y compartir.
En 2021, con la migración al nuevo sistema de gestión bibliotecaria Alma, se han cargado también en el CCUC los registros de autoridad de materias de la Lista de encabezamientos de materia en catalán (LEMAC) gestionada por la BC y los registros de autoridad del Thesaurus de la Universitat de Barcelona (THUB), para que puedan ser usados fácilmente por todas las bibliotecas del CCUC.
FRAD, RDA e identificadores
FRAD (Requisitos Funcionales de los Datos de Autoridad): Su desarrollo se planteó desde 1999 y fue presentado en la 70 Conferencia General de IFLA en Buenos Aires (2004) como una extensión y expansión de FRBR, añadiendo numerosas entidades y atributos, define a las entidades, sus atributos y sus relaciones necesarias para las tareas de control de autoridad, incluidas las tareas del usuario: encontrar e identificar.
Apoya diversas implementaciones del registro de autoridad. Busca dos objetivos: 1) Proveer entendimiento sobre cómo funcionan actualmente los Registros de autoridad; 2) Clarificar y subrayar conceptos que dan las bases para mejorar o refinar las prácticas de autoridad en el futuro.
Es un modelo basado en entender QUÉ hacen los catalogadores; y en el CÓMO utilizan esa información los usuarios.
Su implementación busca apoyar las cuatro tareas del usuario planteadas por FRBR:
- Encontrar: una entidad o grupo de entidades que respondan a cierto criterio.
- Identificar: una entidad.
- Contextualizar: un lugar, persona, organismo corporativo, obra, etc. en su contexto.
- Justificar: documentar en el registro de autoridad la razón del catalogador para elegirá ese nombre o forma de nombre en el cual está basado cierto punto de acceso.
FRAD define los datos de autoridad como “la suma de información acerca de una persona, familia, entidad corporativa u obra, cuyo nombre se utilice como base para un punto de acceso controlado en las citas bibliográficas, en los registros de un catálogo de biblioteca o base de datos bibliográficas.”
RDA incluye como uno de sus grandes cambios el contemplar la creación de Registros de Autoridad: la Segunda parte de RDA se avoca a registrar datos para identificar Nombres, Familias u Organismos Corporativos así como elementos núcleo para la identificación de dichas entidades, con base en FRAD.
ISADN (International Standard Authority Data Number) son identificadores únicos asignados a registros de autoridad para facilitar la cooperatividad y solucionar problemas como: la duplicidad, simplificar el mantenimiento de vocabularios controlados, ajustar el despliegue, entre otros.
Aparentemente, este sistema puede resultar muy ventajoso, ya que los números funcionan en cualquier sistema o aplicación y son independientes de la lengua.
Lista de comprobación para depurar un registro
- Determinar qué entidad representa el registro.
- Buscar el encabezamiento en el catálogo local y en los ficheros externos.
- Detectar duplicados, homónimos y variantes.
- Comprobar la forma autorizada conforme a la normativa aplicable.
- Verificar fechas, nombres completos, seudónimos, transliteraciones y datos diferenciadores.
- Conservar las variantes útiles como referencias «usado por».
- Crear referencias «véase además» cuando existan relaciones con otros encabezamientos.
- Revisar las notas de información, uso, biografía, historia y fuentes.
- Comprobar los campos MARC, los códigos, los identificadores y los enlaces.
- Revisar los registros bibliográficos vinculados.
- Ejecutar o supervisar el reenlace cuando corresponda.
- Comprobar que las actualizaciones automáticas no produzcan cambios no deseados.
- Registrar las decisiones de depuración para facilitar el mantenimiento posterior.
La depuración no consiste únicamente en sustituir una forma por otra: requiere comprobar la identidad representada, mantener las variantes de búsqueda, documentar las fuentes y asegurar que los registros bibliográficos continúan vinculados con la autoridad correcta.
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