La función FILTRAR es una función novedosa que nos ofrece múltiples posibilidades. Microsoft no la cataloga como una función de búsqueda, pero realmente sí lo es y cumple una función muy demandada por usuarios y usuarias: devolver varios resultados coincidentes a partir de un solo criterio de búsqueda.
Aunque, claro, esto puede ser ampliado y podremos utilizar varios criterios. FILTRAR, al igual que UNICOS, también devuelve una lista de valores. Pero a diferencia de UNICOS, ahora los valores deben cumplir una serie de criterios.
Cómo funciona la función FILTRAR
Primero vamos a recordar cómo funciona la función FILTRAR en Excel. Para entender el funcionamiento de una función lo mejor es entender su sintaxis.
El primer argumento de la función sería la tabla de datos que deseamos filtrar. El segundo argumento es el criterio a cumplir.
Vamos a comenzar por lo más sencillo, intentando obtener una tabla filtrada a partir de esta tabla base, la queremos obtener a partir de esta celda, y la condición va a ser que el cliente sea solamente SERCALBA S. L. U., es decir, que tenemos que obtener una tabla donde solo aparezca ese cliente.
Así que vamos a introducirnos en esta celda y comenzamos a escribir =FILTRAR, ese es el nombre de la función, y ahora el primer argumento es array, vamos a seleccionar en este caso toda la tabla, y ahora el segundo argumento es include, donde tenemos que decir que el cliente...
Usar varios criterios en FILTRAR
Puede darse el caso de que queramos que los datos que nos devuelva sean los que cumplan alguno de los criterios indicados, no siendo necesarios que cumpla los dos criterios a la vez. Esto también sería aplicable si queremos que cumpla dos posibles criterios en una misma columna.
Sí. Puedes usar operadores lógicos para combinar múltiples criterios. El asterisco * representa “Y” lógico, y el símbolo más + representa “O”.
Varios criterios en columnas distintas
Para buscar las filas que cumplan varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en la misma fila del rango de criterios.
En el cuadro Rango de criterios, especifique la referencia para el rango de criterios, incluidas las etiquetas de los criterios.
En FILTRAR, puedes usar operadores lógicos para combinar condiciones de distintas columnas. Por ejemplo:
=FILTRAR(A2:D20; (C2:C20=»Manzana»)*(D2:D20=»Este»))
En este caso, el asterisco combina las dos condiciones como un operador lógico “Y”, por lo que deben cumplirse simultáneamente.
Varios valores posibles en una misma columna
Use esta opción cuando quiera filtrar las filas en las que una sola columna coincide con CUALQUIERA de varios valores.
Puede darse el caso de que queramos que los datos que nos devuelva sean los que cumplan alguno de los criterios indicados, no siendo necesarios que cumpla los dos criterios a la vez. Esto también sería aplicable si queremos que cumpla dos posibles criterios en una misma columna.
El símbolo más + representa “O”. De este modo, la condición puede aceptar cualquiera de los valores indicados.
Varios criterios mediante el filtro avanzado
Para buscar las filas que cumplan varios criterios para una columna, escriba los criterios directamente uno debajo del otro en filas separadas del rango de criterios.
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse cualquier criterio, escriba los criterios en columnas y filas diferentes del rango de criterios.
En el cuadro Rango de criterios, especifique la referencia para el rango de criterios, incluidas las etiquetas de los criterios.
Comparar varios criterios con el filtro avanzado
Los datos incluyen tres filas en blanco sobre el rango de la lista que se utilizará como un rango de criterios (A1:C4) y un rango de la lista (A6:C10).
Inserte al menos tres filas en blanco sobre el rango de la lista que se puedan utilizar como un rango de criterios. El rango de criterios necesita tener etiquetas de columna.
En las filas debajo de las etiquetas de columna, escriba los criterios que desea buscar.
Haga clic en una celda del rango de la lista.
En el cuadro Rango de criterios, especifique la referencia para el rango de criterios, incluidas las etiquetas de los criterios.
Varios conjuntos de criterios para una columna
Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para una columna, incluya varias columnas con el mismo título de columna.
Haga clic en una celda del rango de la lista.
En el cuadro Rango de criterios, especifique la referencia para el rango de criterios, incluidas las etiquetas de los criterios.
Varios conjuntos de criterios para varias columnas
Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en columnas y filas distintas.
Haga clic en una celda del rango de la lista.
En el cuadro Rango de criterios, especifique la referencia para el rango de criterios, incluidas las etiquetas de los criterios.
Filtros con criterios de texto
Escriba uno o más caracteres sin el signo igual (=) para buscar las filas que tienen un valor de texto en una columna que empiece con esos caracteres.
Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde
Por ejemplo, af91~?
Al filtrar datos de texto, Excel no distingue entre caracteres en mayúsculas y minúsculas.
Sin embargo, puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas.
El signo igual en los criterios
Puede comparar dos valores con los siguientes operadores.
Como el signo igual (=) se utiliza para indicar una fórmula cuando escribe el texto o el valor de una celda, Excel evalúa lo que escribe; Sin embargo, esto puede causar resultados de filtrado inesperados.
Donde la entrada es el texto o el valor que desea buscar.
Usar fórmulas como criterios
Puede usar un valor calculado que sea el resultado de una fórmula como criterio.
Si usa una etiqueta de columna en la fórmula en lugar de una referencia de celda relativa o un nombre de rango, Excel muestra un valor de error como #NAME? o #VALUE! en la celda que contiene el criterio.
Puede asignar un nombre a los Criterios de rango y la referencia para el rango aparecerá automáticamente en el cuadro Rango de criterios.
Copiar las filas filtradas
Al copiar las filas filtradas a otra ubicación, puede especificar qué columnas incluirá en la operación de copia.
Antes de aplicar el filtro, copie las etiquetas de columna para las columnas que desea en la primera fila del área donde pegará las filas filtradas.
Al aplicar el filtro, introduzca una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar a.
Quitar un filtro avanzado
Después de aplicar un filtro avanzado, es posible que desee quitarlo para ver todos los datos nuevamente.
Combinar FILTRAR con otras funciones
Ya hemos visto de forma separada las funciones FILTRAR, ORDENAR y UNICOS. Un grupo de funciones matriciales dinámicas de la familia de búsqueda y referencia de Excel.
En alguna práctica y vídeo previos también hemos visto la gran utilidad que supone combinar UNICOS y ORDENAR.
Combinar FILTRAR y ORDENAR
Si ahora completamos la fórmula anterior con la función ORDENAR de la siguiente manera: =ORDENAR(UNICOS(A1:A90)) va a generar la misma lista que antes pero los clientes de dicha lista saldrán ordenados.
Si son texto la ordenación será alfabética.
De igual manera sucede con la combinación de FILTRAR y ORDENAR.
Combinar FILTRAR y UNICOS
Ahora vamos a sacar un listado de aquellos clientes que tienen deudas.
Lo haremos utilizando la siguiente expresión: =FILTRAR(A2:A20;C2:C20=»Pendiente»).
De esta forma se obtiene un listado donde por cada deuda pendiente sale el nombre de un cliente de tal forma que si un cliente tiene tres deudas aparecerá tres veces en el listado.
Pero el objetivo es listar clientes con deudas y que salga solo una vez cada cliente.
Para ello utilizaremos UNICOS junto a FILTRAR.
Calcular el total por cliente
Si queremos obtener el total que debe cada cliente, como hemos visto en prácticas anteriores, lo conseguiríamos con la función SUMAR.SI referenciando como criterio de suma la lista de clientes generada por UNICOS.
Errores y diferencias entre mayúsculas y minúsculas
¿Qué pasa si uso FILTRAR con datos que contienen errores?
Si los datos utilizados en el argumento incluir contienen errores como #¡N/A! o #¡VALOR!, la función FILTRAR devolverá un error completo.
Para evitarlo, puedes envolver la condición dentro de SI.ERROR() o limpiar los errores con LIMPIAR() antes de aplicarla.
¿La función FILTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas?
No. FILTRAR no distingue entre mayúsculas y minúsculas por defecto.
Si necesitas una comparación exacta que sí lo haga, puedes usar la función EXACTO en el argumento incluir, como por ejemplo:
=FILTRAR(A5:D20; EXACTO(C5:C20; «Manzana»))
Limitar la cantidad de resultados
¿Se puede usar FILTRAR para mostrar solo un número limitado de resultados?
La función FILTRAR por sí sola no limita la cantidad de resultados.
Pero puedes usar INDICE y SECUENCIA junto con FILTRAR para mostrar, por ejemplo, solo los 5 primeros resultados:
=INDICE(FILTRAR(A2:D100; C2:C100=»Manzana»); SECUENCIA(5))
Compatibilidad de FILTRAR
¿Puedo usar la función FILTRAR sin que mis datos estén en una tabla de Excel?
Sí. La función FILTRAR funciona con cualquier rango de celdas, no es obligatorio usar una tabla de Excel.
Sin embargo, las tablas permiten mantener actualizados los rangos automáticamente al agregar nuevos datos, lo cual mejora la flexibilidad de tus fórmulas.
¿FILTRAR funciona en Excel Online y dispositivos móviles?
Sí. La función FILTRAR está disponible en Excel Online, así como en Excel para iPad, iPhone y Android, siempre que tengas una suscripción activa a Microsoft 365.
Aprende a filtrar datos en Excel con MULTIPLES CRITERIOS como un Experto
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